Организация онлайн-хакатона в МАИ: миссия выполнима

IT-Центр Московского авиационного института третий год подряд проводит Международный Авиахакатон — хакатон, который объединяет на одной площадке представителей авиакомпаний, аэропортов и IT-компаний для создания инновационных решений. В этом году обстоятельства заставили освоить опыт проведения хакатона в онлайн-формате. Как в итоге оказалось, это дало возможность увеличить географию и количество участников, расширить свои компетенции в области организации мероприятий нестандартного формата. Публикуем блог маёвца Анастасии Сухоруковой, размещённый на страницах портала vc.ru, о том, как проходила организация и реализация Авиахакатона МАИ.

Подготовка хакатона

Перестраивать процесс подготовки на новые рельсы пришлось молниеносно. В апреле, когда стало понятно, что офлайн-мероприятий до начала лета не предвидится, решили провести хакатон онлайн. Мероприятие проходило 8-10 мая 2020 года.

Что было сделано:

• Договорились с компаниями из IT и авиационной сферы, которые предоставят кейсы. Это реальные бизнес-задачи, для решения которых участники Авиахакатона должны были разработать работающий прототип.
• Определили структуру ответственных за организацию хакатона по задачам (взаимодействие с партнёрами, поиск спонсоров, анонс мероприятия, дизайн материалов и презентаций, регистрация участников и др.).
• Пригласили экспертов и жюри из более чем 30 известных компаний.
• Отработали алгоритм работы в сервисе онлайн-трансляций Zoom. Под каждый кейс была создана отдельная веб-комната с ответственным куратором, представителем компании-постановщика кейса, а также группой экспертов. Участники должны были заходить по ссылке с настоящими ФИО, чтобы куратор смог сверить их со списком и не допустить спама и ботов.
• Отрепетировали подключения модераторов, экспертов и участников, видеотрансляции с постановщиками кейсов.

Проведение хакатона

На Авиахакатон зарегистрировалось более 400 человек из 4 стран и 19 регионов России. Участвовать могли не только программисты, но также продуктологи, аналитики, маркетологи, дизайнеры. Всем были разосланы приглашения к вступлению в чат телеграмма, где генерировалась информация о мероприятии.

На открытии Авиахакатона участников поприветствовал ректор МАИ Михаил Асланович Погосян, огласили регламент мероприятия и предупредили, что его несоблюдение повлечёт исключение из мероприятия. Компании-постановщики кейсов представили свои задачи участникам и экспертам.

Всего их было 6: «Система мониторинга персонала аэропорта», «Оптимальная загрузка ангаров», «Система расчёта оптимального количества средств наземного обслуживания в аэропорту», «Платформа гибкой адаптации нового сотрудника «на удалёнке», «Пункт самовывоза оффлайн», «Определение налогооблагаемых строений на земельном участке».

Под каждый кейс была создана отдельная веб-комната в Zoom и чат в Telegram, где участники под руководством кураторов приступили к командообразованию, и затем в чатах уже сформированные команды могли пообщаться с представителями компаний, проблемы которых им предстояло решать следующие двое суток.

За два дня участники должны разработать цифровой прототип решения задачи, доказать его актуальность и практическое применение экспертам и жюри Авиахакатона, представить презентацию своего проекта.

Следующий день до обеда команды работали над кейсами. В 13:30 стартовали первые чек-поинты — консультационные сессии с экспертами, которые отвечают на вопросы, оценивают эффективность проекта с разных сторон и помогают двигаться в нужном направлении. В соответствии с расписанием команды заходили в zoom-комнату своего кейса и представляли экспертам первичные наработки. Таких чек-поинтов всего было три.

Если в начале хакатона заявилось 56 команд, то до третьего чек-поинта дошли только 34. Кто-то не сумел организоваться, кто-то не понял задачи, а кто-то вовремя не заполнил регламентные таблицы. Правила есть правила.

По итогам финального чек-поинта, где нужно было представить работающий прототип решения, эксперты отобрали команды, которые были допущены до презентации. Далее лучшие выступления были включены в списки полуфиналистов, а затем финалистов.

Эксперты оценивали актуальность и практическое применение созданного технического решения, новизну идеи, креативность, удобство использования сервиса. По результатам хакатона выбрали лучшую команду в каждом кейсе, а также 3 призовых места по общему числу набранных баллов. Победителем Авиахакатона 2020 стала команда из Армении.

Подведение итогов

Особенностью прошлых Авиахакатонов всегда была неповторимая атмосфера, которая объединяла единомышленников, страстно желающих за 48 бессонных часов пройти путь от идеи до прототипа решения. Сейчас все — и участники и организаторы — оказались изолированы друг от друга. Но, несмотря на это, нам удалось создать внутри онлайн-Авиахакатона особое коммуникационное пространство, в котором у каждого был свой голос и каждый ощущал себя частью хакатонного сообщества. И это не наши догадки, это отзывы участников и экспертов, отметивших не только высокую организацию, но и атмосферу единения и дружественности на хакатоне. Большинство участников не были знакомы друг с другом офлайн, но смогли скоординировать усилия для решения общей задачи, а это во много раз сложнее, чем вживую, на площадке.

Сейчас мы полноценно можем назвать себя не новичками, а профессионалами проведения хакатона в формате онлайн. Нам удалось традиционно оффлайновое событие трансформировать в совершенно новый онлайн-продукт, который был высоко оценён участниками и экспертами из ведущих российских и зарубежных компаний.